Een werkbon dien je zorgvuldig in te vullen omdat dit de gegevens zijn voor je facturatie en om je uren te registreren. Op een werkbon worden niet alleen de gewerkte uren genoteerd maar vaak ook de reistijd en de materialen die zijn gebruikt. Ook parkeerkosten kunnen hierop worden genoteerd. Het is dan ook belangrijk dat je alle gegevens nauwkeurig invoert.
Op de werkbon staan onder andere:
- De klantgegevens
- Gegevens van degene die hem invult
- De datum
- De reisuren
- De gewerkte uren
- Parkeerkosten
- De materialen die zijn gebruikt
Aan de hand van de werkbonnen kun je precies nagaan hoeveel uren je hebt gewerkt en je kunt hiermee alle kosten bepalen zodat je er een factuur van kunt maken. Het bijhouden van deze werkbonnen is ook belangrijk als je startende ondernemer of ZZP’er bent. De belastingdienst wil een precies overzicht van de gewerkte uren als je in aanmerking wil komen voor zelfstandigenaftrek en startersaftrek. De belastingdienst heeft hiervoor een urencriterium van 1225 uur per jaar. Deze uren moeten geheel besteed zijn aan jouw bedrijf. Dit mogen werkuren, reisuren en uren die je besteedt aan je administratie zijn.
Papieren werkbonnen worden steeds vaker vervangen door een werkbonnen app
Steeds meer organisaties, ondernemers en ZZP’ers vervangen hun papieren werkbonnen door een werkbonnen app. De grootste nadelen van papieren werkbonnen of ook wel werkstaten of weeklijsten geheten zijn:
- Iedereen moet de werkbonnen op tijd krijgen (werkopdracht)
- Iedereen moet de werkbonnen ook weer op tijd inleveren voor de facturatie en urenregistratie. Vaak gebeurt dit aan het einde van de week. Maar soms ook pas op maandagmiddag of soms nog later.
- Werkbonnen zijn vaak zoek.
- Er is vergeten reisuren of materiaal op de bon te schrijven
Maar het allergrootste nadeel is dat er iemand moet zijn die de werkbonnen overtypt in een bestand. Dit om de gewerkte uren per persoon én per werk overzichtelijk te maken. Hierin gaat veel tijd zitten.
De werkbonnen app zorgt voor overzicht
Wanneer je met de werkbonnen app werkt heb je een directe lijn met je werknemers. Jij stuurt de werkbon naar je medewerkers, zij zien waar ze moeten zijn en wat ze moeten doen. Je kunt ook bijlagen meesturen (bijvoorbeeld foto’s). Deze zien zij ook direct verschijnen. De werknemers kunnen aan de hand van alle informatie aan het werk.
Wanneer het werk is gedaan kunnen zij de gewerkte uren en materialen op de werkbon zetten. Het is ook mogelijk om een handtekening te laten plaatsen door de opdrachtgever. Daarna sturen zij de werkbon terug naar kantoor. Nu kun jij met één druk op de knop de factuur maken en naar de klant sturen.
Werkbonnen app in combinatie met je digitale urenregistratie
Zoals je hierboven al kunt lezen bespaar je met een werkbonnen app veel tijd en sta je in direct contact met je werknemers. Helemaal in combinatie met een speciale urenregistratie software. De uren die op de werkbonnen staan worden automatisch ingevoerd in de urenregistratie. Elke werknemer registreert zijn uren op de zelfde wijze en volgens vaste richtlijnen. Wanneer er handmatig uren worden ingevoerd dien je alleen die nog te controleren.
