Urenregistratiesoftware wordt gebruikt voor het registreren van gepresteerde werktijden. Hoewel het concept van deze software heel eenvoudig lijkt te zijn, heeft urenregistratiesoftware veel te bieden. Dit komt omdat urenregistratiesoftware vaak veel meer kan dan alleen uren registreren én omdat de geregistreerde uren ook door andere softwaresystemen kunnen worden gebruikt. Van een tachograaf uitlezen tot het registreren van overwerk: urenregistratiesoftware biedt veel mogelijkheden. Dat bewijzen ook onderstaande vijf voorbeelden.
Urencriterium en het gebruik van urenregistratiesoftware
Urenregistratiesoftware wordt vaak gebruikt door zzp’ers en dit voornamelijk om aan te tonen dat er aan het urencriterium wordt voldaan. Om in aanmerking te komen voor de verschillende soorten ondernemersaftrek dient een ondernemer namelijk aan dit urencriterium te voldoen. Dit wil zeggen dat de ondernemer aannemelijk moet maken dat hij minimaal 1.225 uren per kalenderjaar aan de onderneming heeft besteed. Alle prestaties tellen mee, bijvoorbeeld ook de tijd die nodig is voor de administratie of voor het beheren van de website. Een goede urenregistratie en het gebruik van urenregistratiesoftware zijn de beste manieren om het een en ander aannemelijk te maken.
Automatiseren van de personeels- en salarisadministratie
Urenregistratiesoftware is daarnaast een waardevolle tool voor HR-medewerkers. Via urenregistratiesoftware is het namelijk mogelijk om het bijhouden van de aan- en afwezigheden te automatiseren. Daarnaast is het een objectieve manier om overwerk te registreren, maakt het flexibele werktijden mogelijk en draagt het bij aan een juiste salarisadministratie. Het is een van de redenen waarom niet alleen ondernemers, maar ook werknemers, met urenregistratiesoftware te maken krijgen.
Administratie vereenvoudigen in de transportsector
Een ander voorbeeld van de mogelijkheden van urenregistratiesoftware vinden we bij de urenregistratiesoftware voor chauffeurs. In de transportsector moet men namelijk met heel wat regels rekening houden, zoals rij- en rusttijden. Bovendien dient men een tachograaf te hebben die al deze gegevens registreert. Meer daarover lees je op de website digitale tachograaf uitlezen | Tachobyte. De nieuwste generatie urenregistratiesoftware kan de tachograafgegevens en bestuurderskaarten uitlezen en gebruikt deze gegevens bijvoorbeeld voor de salarisadministratie. Bovendien helpt de software bij het samenstellen van planningen en biedt het vaak extra mogelijkheden. Er bestaat zelfs software die rijstijlanalyses uitvoert.
Beter offreren en eerlijk factureren
Urenregistratiesoftware wordt vaak gebruikt door ondernemers die met uurtarieven werken. Op deze manier hebben ze een sluitende administratie om de gefactureerde uren te onderbouwen. Ook een rechter zal bij een betwisting rekening houden met de geregistreerde uren.
Veel van dergelijke discussies ontstaan in de praktijk omdat klanten bij aanvang verkeerde verwachtingen hebben. Het onderstreept meteen ook het belang van goede offertes. Ook hieraan draagt urenregistratiesoftware bij. Op basis van eerdere tijdregistraties is het mogelijk om een betere inschatting te maken van de te verwachten tijd en de te factureren uren.
Projecten beheersbaar maken
Ten slotte biedt urenregistratiesoftware waardevolle informatie voor projectleiders. Bij projectmanagement dient men voortdurend budgetten en tijden te bewaken. Enig inzicht in hoe tijd wordt besteed, helpt om tijdig in te grijpen en projectmedewerkers in de juiste richting te sturen. Daarnaast kan historische informatie heel nuttig blijken wanneer er een projectplan moet worden opgesteld. Het is een van de redenen waarom urenregistratiesoftware en projectmanagementsoftware vaak gegevens met elkaar kunnen uitwisselen.
